logoAfysePantallaiustime

 

Palencia, a 27 de mayo de 2015

 

El control empresarial en relación al uso de las nuevas tecnologías en el ámbito laboral

 

 

La utilización de las nuevas tecnologías por parte de los trabajadores en el ámbito laboral no siempre se realiza atendiendo la normativa de la empresa. No cabe duda de que los ordenadores y otros dispositivos permiten realizar trabajos eficientes, son un excelente canal de comunicación y hoy en día cualquier compañía tiene un alto porcentaje de trabajadores realizando su jornada de trabajo completa frente a una pantalla de ordenador.

Muchos convenios colectivos sectoriales tipifican como falta sancionable la utilización de los medios informáticos propiedad de la empresa para fines distintos de los relacionados con el contenido de la prestación laboral (se suele establecer algún tipo de salvedad con los representantes sindicales).

Todavía hoy en día existen muchas empresas que no tienen establecido un código de conducta respecto al manejo de los ordenadores por el trabajador en el ámbito laboral, esto debe ser corregido por parte de los empresarios. Las empresas deben disponer de un marco de régimen interno que de forma detallada especifique los usos adecuados de los medios tecnológicos que la empresa pone a disposición del trabajador para realizar su labor.

Sería deseable que la comunicación respecto a este tema se realice siempre por escrito y que el trabajador firme la información recibida al respecto. Si la empresa dispone de su propia Intranet debería también colgar el citado manual para que esté a disposición de los trabajadores, así como remitir un correo electrónico a los trabajadores con los cambios que se vayan introduciendo. La empresa deberá ir actualizando de manera sistemática ese manual de régimen interno con el objetivo de ir adaptándolo a los cambios tecnológicos o de procedimiento que vayan surgiendo con el paso del tiempo. Estas actualizaciones también deberán comunicarse al trabajador por escrito y se colgaran en la intranet. A modo de ejemplo, ese manual podría recoger entre otras las siguientes cuestiones:

  • El ordenador deberá tener exclusivamente un uso laboral

 

  • La empresa debería tener un registro en papel del equipo informático (también de otro tipo de soportes como tabletas, móviles….) que asigna a cada trabajador, indicando la marca, modelo, número de serie. Ese registro debería ser firmado por el propio trabajador.
  • Queda terminantemente prohibida la instalación de software por parte del empleado.

 

  • El correo electrónico de la empresa será utilizado para cuestiones exclusivamente laborales.
  • No se permitirá el acceso a cuentas de correos personales.
  • No se permitirá la utilización de soportes externos de almacenamiento de información.
  • La empresa almacenará un histórico de toda la actividad del ordenador del empleado, incluyendo las sesiones de Internet de los trabajadores. • La empresa podrá monitorizar los equipos de los trabajadores. • La empresa realizara auditorias informáticas periódicas con el fin de detectar posibles irregularidades en el manejo de los ordenadores.  • Se debería recoger específicamente que tipo de información puede remitirse a través del correo electrónico.
  • Todos los ordenadores deberán tener su propia clave de acceso, el trabajador será responsable del uso inadecuado de esa clave. Estas claves deberán ser cambiadas por el propio trabajador cada cierto tiempo.• La empresa está facultada legalmente para vigilar los correos electrónicos corporativos del trabajador.
  • Se debería también recoger la graduación que tendrán las conductas que vulneren lo establecido en ese manual de régimen interno. Aún con todo lo comentado es idóneo ante las sospechas por parte de un empresario respecto al uso inadecuado de las nuevas tecnologías por parte del trabajador la intervención de un perito informático y un notario que entre otras cuestiones podrá garantizar que las evidencia podrán ser aportadas y admitidas en los Tribunales de Justicia (cadena de custodia, integridad, copia espejo…). Asimismo, la empresa debe atender a un principio de proporcionalidad respecto a los datos que se analicen, evitando entrar en el análisis de datos personales o familiares del trabajador, utilizando lo que comúnmente se conoce como búsqueda ciega de palabras.

Por último, cada vez es más frecuente la utilización de medios personales (ordenador del propio trabajador) en la realización de actividades laborales, pensemos que cada vez es más habitual que el trabajador desarrolle su actividad laboral desde su propio domicilio, con su propio ordenador. En estos casos la empresa también debe limitar y establecer los usos que desde dispositivos personales hagan los trabajadores en el ámbito de sus relaciones laborales, especialmente en lo relativo a información sensible de la propia empresa (ficheros de clientes, potenciales, accesos a información del CRM…). Por ello es necesario establecer mecanismos técnicos de detección y contingencia de posibles fugas de datos que aseguren la privacidad de los mismos.

 

PORQUE SABER QUE TRATA CON EXPERTOS, LE DA TRANQUILIDAD.

 

Un cordial saludo,

Amaya Rodríguez Sanz

Abogada

Descargar versión PDF.